La tua giornata lavorativa è fatta di task e di to do list, ma spesso anche di lavori gestiti a caso perché sei mal organizzata (non è facile esserlo eh, precisiamo!), di e-mail che girano tra te e le persone con cui collabori, messaggi via WhatsApp e telefonate che più che mettere in ordine, creano caos. E caos significa che per fare una cosa devi cercare in ogni angolo del tuo pc o del tuo smartphone e il successo non è sempre garantito. Ecco cos’è Asana: una soluzione per organizzare il lavoro.
Come puoi quindi aiutarti e aiutare il tuo team? Sfruttandolo al meglio, ovvio!
Ma cos’è Asana?
Cos’è Asana, quindi? Asana è un’app disponibile sia per smartphone che per pc che ti permette di gestire il tuo lavoro in ogni sua parte grazie ai tantissimi strumenti che ti mette a disposizione e lo puoi usare sia come una to-do list che come una vera e propria piattaforma di project management. È creata appositamente per aiutare le persone e i team (con team non intendo solo i dipendenti di una attività, ma anche libere professioniste che collaborano tra loro su progetti diversi) a organizzare, monitorare e gestire il proprio lavoro.
Collaborare o anche delegare deve essere fatto bene, altrimenti il pericolo è di sentirsi frustrate e di perdere più tempo di quello che si dovrebbe guadagnare. Ma il rischio ovviamente c’è, perché ognuna delle persone che gravita intorno a te e con cui lavori, ha una sua personalità, un suo modo di essere organizzata, ha un approccio al lavoro ben definito.
Asana ci viene in aiuto proprio per aiutarci ad organizzare il lavoro di team ed evitare di bruciare scadenze, perdere o dimenticarsi di alcune task, ci aiuta ad organizzare al meglio il workflow, il flusso di lavoro e a guadagnare un sacco di tempo in più che potremmo dedicare ad altro, alle nostre passioni, amicizie, famiglia, ecc.
Asana per collaborare e risparmiare tempo
Collaborare con altre persone significa spesso dovere fare interminabili riunioni di aggiornamento sui progetti in comune. E noi come Lofacciodigital lo sappiamo bene, perché, oltre a noi 4 socie abbiamo:
- persone che collaborano con noi per i social;
- per gestire la parte amministrativa;
- tutti i canali;
- ma anche per lavorare con noi su determinati progetti (come la SEO specialist; la newsletter strategist, ecc.).
Insomma, in pratica siamo una decina di persone che si devono interfacciare su più di 10 progetti in comune ogni giorno.
Spesso durante queste riunioni ci si sente come ad aver perso del tempo dietro a chiacchiere inutili, problemi non risolti, procrastinazione e chi più ne ha più ne metta. Ed è tante volte la verità.
Quindi ecco ancora cos’è Asana: quello strumento che ci (e ti) evita un sacco di riunioni inutili. Ma come fa?
Come funziona Asana?
Su Asana (dopo aver creato l’account e lo spazio di lavoro del tuo team) potrai anche creare tutti i progetti che hai in corso (Cliente XYZ, Progetto “Nuovo sito per …”, To-do list mie task…) e ogni progetto è un’area di lavoro a sé. Per ogni progetto infatti potrai aggiungere SOLO le persone del tuo team che sono direttamente collegate a quel progetto (quindi potrai anche creare dei progetti privati dove racchiudere le task del tuo lavoro che non incontrano l’interesse di altre persone. In questo modo eviterai di riempire di inutili input chi non c’entra niente.)
Quindi Asana, da questo momento in poi, funziona come una to-do list (sai creare a proposito, una to do list efficace?), ma con la differenza che tu potrai monitorare il flusso di lavoro di tutto il team, vedere l’avanzamento dei lavori, aggiungere o togliere task, dare delle scadenze e affidare ogni task ad un membro diverso del tuo team, per far sì che ognuna sappia cosa deve fare.
È come, appunto, una gigante to-do list virtuale, ma con molte più potenzialità e la possibilità di usarla come una bacheca, come una lista, come un calendario… possibilità infinite anche qui.
Cosa possiamo fare con Asana e il team?
Partiamo dal presupposto che tu abbia già chiaro il workflow del progetto in essere, quindi sai già chi deve fare cosa (o magari hai una persona che si occupa nello specifico di questo), sai già le scadenze dei vari processi, sai già tutto quello che c’è da fare.
Normalmente cosa faresti? Prenderesti la tua to-do list (che per alcune sono post-it, per altre un foglio, chi è più organizzata ha un qualche tipo di to-do list pre impostata) e ci scriveresti sopra le varie task, la data di scadenza e chi la deve fare. Adesso che sai cos’è Asana è tutta un’altra storia!
1 Impostiamo la deadline
Sorge il primo problema: non sono in ordine quindi inizi a perdere pezzi dopo le prime 2 task, o ti ritrovi a dover pasticciare tutto per dover rifare la lista ogni giorno o per aggiungere qualcosa che ti eri dimenticata.
Con Asana nessun problema. Inserisci ogni task (attività su Asana) a cui puoi aggiungere il collaboratore che se ne deve occupare e la data di scadenza della task (puoi anche aggiungere la data di inizio se la task non è una cosa breve o se impegnerà la persona per più giorni).
2 Attività completata
Secondo problema: la tua collaboratrice ha finito la task nr 1 che aveva da fare con un giorno di anticipo, l’ha segnato sulla sua lista di cose da fare ma poi è uscita di casa e non l’ha comunicato a nessuno perché era di corsa. Tu non saprai mai fino al giorno dopo (se ti va bene) che quella cosa era finita e magari avresti potuto iniziare con la task collegata alla prima o un’altra collaboratrice avrebbe potuto farlo, risparmiando così del tempo.
Con Asana problema risolto. Se una task è conclusa, si mette un flag sull’attività e risulta completata. Tutte le persone nel progetto lo sapranno e potranno continuare il workflow senza perdere tempo.
In più su Asana, grazie a delle “regole” che imposti, le tue attività si potranno spostare da sole in automatico quando viene compiuta un’azione. Per esempio quando l’attività è compiuta e quindi la segno come fatta, posso farla spostare in una colonna specifica di tutte le attività finite.
3 Comunicazioni più efficaci
Terzo problema: hai una richiesta o una domanda sulla task “XYZ” ma non ricordi a chi toccava portarla a termine e quindi apri una nuova email e inizi a scrivere a tutte le persone del team. Questo è uguale a perdita di tempo per tutte e frustrazione.
Su Asana potrai mandare messaggi specifici per ogni task. In questo modo la persona incaricata riceverà il tuo messaggio direttamente e proprio sulla task specifica. Non servirà così mettere un contesto perché chi c’è dall’altra parte sa già a cosa ti stai riferendo.
È anche possibile scambiare messaggi con tutto il team all’interno di un singolo progetto, in questo modo tutte le persone coinvolte saranno informate.
4 La task della task della task che mio padre al mercato comprò
Quarto problema: una task è enorme e prevede delle sotto-attività. E via di frecce, freccine, freccette e post-it in ogni angolo per segnare tutto quello che c’è da fare. E via di comunicazioni a collaboratore 1 e 3 per le task 2 e 5 e comunicazione a collaborare 2 per le task 1, 3 e 4 che però sono collegate alla 2. Vi gira la testa vero? Anche a me.
Ma su Asana anche qui problema risolto perché ogni attività può essere correlata innanzitutto da una bella descrizione quindi tutte le informazioni utili per svolgerla, i link ai file dove trovare il materiale, foto se servono, liste, ecc.
Ma, soprattutto, ogni attività può essere collegata a tante tante altre sotto-attività che possono essere anche loro “date” ad ogni singolo collaboratore con la sua data di scadenza specifica.
Lo vedi il potenziale?
E se sono da sola?
Anche da sola Asana è fantastico da usare perché ti permette di avere la to-do list a portata di schermo ogni volta che vorrai, potrai aggiungere, togliere, spostare e avere sempre una deadline aggiornata di tutte le task. E puoi suddividere il lavoro in diversi progetti in base ai clienti, alla tipologia di lavoro (gestione profili Instagram, formazione, assistenza personale, ecc.) e aggiungere anche progetti più personali come “to-do list di casa” e simili.
Senza dimenticare che Asana non è creato solo per questo ma trovi decine e decine di modelli già pronti da usare per creare il tuo calendario editoriale social, il tuo piano editoriale blog, per l’ordine del giorno di una riunione e davvero tanti tanti altri modelli da cui prendere spunto.
Ricapitoliamo: perché dovresti usare Asana?
Tanti sono i benefici del suo utilizzo:
- risparmio di tempo
- velocità di comunicazione
- miglioramento delle comunicazioni
- workflow più facili da gestire in team
- scadenze rispettate più facilmente
- task distribuite correttamente
- nessuna dimenticanza di attività
- integrazioni con gli strumenti più usati (Gmail per esempio, dove si può quindi creare un’attività direttamente da una email ricevuta).
Potrei stare qui altre 5 ore a parlarti di ogni funzionalità (perché no, non sono finite e sì, c’è un mondo da scoprire dietro questo tool), ma la bellezza di Asana (e la nostra fortuna) è che mette a disposizione una guida davvero carica di informazioni per cui, se ti ho convinta a provarlo, scaricalo, smanettaci un po’, leggi la guida e poi migliora il tuo lavoro!
Cos’è Asana adesso lo sai, devi solo implementarlo con le tue strategie (e se hai bisogno di una mano su questo scopri subito come ti aiutiamo con i nostri servizi ad alto tasso di “digital”).
